MOLNEA
IT för ideella organisationer

IT som låter resurserna gå till uppdraget.

Medarbetare, styrelse, volontärer och projektresurser behöver kunna samarbeta utan att konton, dokument och kostnader blir svåra att överblicka.

Prata om er IT-vardag
Så ser vardagen ut

Tekniken behöver följa arbetet.

Ideella verksamheter behöver ofta samma säkerhet och struktur som större företag men har färre personer som kan bära IT-ansvaret. När nyckelpersoner arbetar deltid eller ideellt blir dokumentation och enkla rutiner extra viktiga.

Styrelser byts, projekt avslutas och volontärer kommer och går. Om information ligger i privata konton eller behörigheter aldrig tas bort kan verksamheten både tappa kunskap och behålla onödiga risker.

Känner ni igen det här?

Vanliga tecken på att IT:n behöver ses över.

Det behöver inte vara ett stort haveri. Ofta börjar behovet med små avbrott, otydligt ansvar eller arbete som görs manuellt varje gång.

  1. 01Dokument ägs av en tidigare styrelseledamot eller ett privat konto.
  2. 02Volontärer och projektresurser får bredare åtkomst än uppgiften kräver.
  3. 03Licenser förnyas utan att någon kontrollerar om användaren finns kvar.
  4. 04Medlems-, givar- eller personalinformation delas på ett otydligt sätt.
  5. 05En administratör eller verksamhetschef har blivit organisationens ofrivilliga IT-support.
Exempel från arbetsdagen

Uppgifter vi kan ta hand om.

Det här är vanliga exempel för ideella organisationer. Vi börjar med nuläget och väljer bara det som behövs i er miljö.

  • 01

    Flytta ägandet till organisationen

    Vi hjälper er samla dokument, brevlådor och samarbetsytor i konton som verksamheten kontrollerar.

  • 02

    Ordna styrelse- och volontäråtkomst

    Vi bygger grupper och rutiner som ger rätt åtkomst under uppdraget och gör avslutet enkelt.

  • 03

    Se över licenser och villkor

    Vi kartlägger behovet per roll och hjälper er undersöka vilka licensalternativ som är relevanta för organisationen.

  • 04

    Skydda konton och känslig information

    Vi inför MFA, tydliga administratörsroller, delningsregler och enhetsskydd utifrån den information ni hanterar.

  • 05

    Skapa backup och återställningsvägar

    Vi går igenom vilka data verksamheten inte får tappa och hur en raderad fil, brevlåda eller användare ska kunna återställas.

  • 06

    Avlasta med personlig support

    Medarbetare och ansvariga får hjälp med konton, e-post, möten, delningar och enheter utan att bygga egen IT-funktion.

Så tänker vi

Ett upplägg som går att använda och förvalta.

Teknikvalen ska göra ansvaret tydligare och vardagen lugnare – inte lägga till ännu ett system som någon internt måste hålla ihop.

  1. 01

    Organisationen ska inte vara personberoende

    Konton, dokument och administration ska gå att lämna över när styrelse eller personal förändras.

  2. 02

    Varje licens ska ha ett syfte

    Kostnaden följs upp mot aktiva användare och den funktion rollen faktiskt behöver.

  3. 03

    Säkerhet anpassas till vardagen

    Rutinerna behöver fungera även för deltidsroller och personer som inte arbetar i systemen varje dag.

Vanliga frågor

IT för ideella organisationer.

Kan ni hjälpa en liten förening utan egen IT-ansvarig?

Ja. Ni kan använda MOLNEA för enstaka frågor, ett avgränsat projekt eller som löpande IT-stöd beroende på hur mycket ansvar ni vill lämna över.

Kan ni hjälpa oss få kontroll över styrelsens dokument?

Ja. Vi kan skapa en verksamhetsägd struktur för dokument och e-post, ordna behörigheter och ta fram en rutin för överlämning vid styrelsebyten.

Finns det särskilda Microsoft-licenser för ideella organisationer?

Det kan finnas särskilda villkor beroende på organisationens behörighet och aktuellt program. Vi hjälper er undersöka alternativen och lämnar ett anpassat licensförslag.

Nästa steg

Vad skulle ni hellre lägga tiden och budgeten på?

Vi börjar med era viktigaste användare, data och kostnader och föreslår ett upplägg som är rimligt för organisationens resurser.

Kontakta MOLNEA